Stunden- und Raumplanung

Planungsphasen

Um Ihnen einen Einblick in unsere standardisierten Prozesse zu ermöglichen, möchten wir im folgenden kurz die einzelnen Planungsphasen und die daraus resultierenden Fristen am Beispiel des Sommersemesters 2013 darstellen.

Das Ende des studiengangsübergreifenden Stundenplanungsprozesses wird durch den frühesten Bedarf definiert; dieser Bedarf entspricht zum einen dem Beginn der Kurseinschreibung in die klinischen Semester des Regelstudiengangs, die in der Regel in den Semesterwochen 10 bis 11 des Vorsemesters stattfindet. Für das Sommersemester 2013 war dies der Zeitraum vom 04. bis 11. Januar 2013, d.h. zu diesem Zeitpunkt mussten die finalen Stundenpläne aller Kliniken und Institute für die o.g. Studiengänge vorliegen. Zum anderen müssen, insbesondere bei der Planung des Sommersemesters, die finalen Stundenpläne den Lehrkoordinatorinnen und –koordinatoren rechtzeitig für die Dienstplanung des Monats April zur Verfügung stehen. Aus diesen Vorgaben resultieren die nachfolgend skizzierten Schritte.

Phase 1: Initiale Stundenplanung

Die einrichtungsbezogene, parallele Planung aller Studiengänge beginnt jeweils am Montag der Semesterwoche -2 des vorhergehenden Semesters. Für das Sommersemester 2013 war dies der 1. Oktober 2012. Dieser Zeitpunkt entspricht der spätestmöglichen Freigabe der strukturellen Daten aller betroffenen Module und Blöcke durch die Projektsteuerung Modellstudiengang bzw. durch die Semesterkoordinatorinnen und -koordinatoren in der Öffnet externen Link im aktuellen FensterLehrveranstaltungs- und Lernzielplattform (LLP). Verbindliche Grundlage unserer Planungen sind dabei die Einträge im mittleren Teil der jeweiligen Lehrveranstaltungsbeschreibung. Hier können Sie Angaben zur Verteilung der Gruppen über verschiedene Kliniken/ Institute und Campi machen, für praktische Veranstaltungen speziellen Ausstattungsbedarf (z.B. Computerräume und Lernzentrumsmodelle) anmelden oder auch Freitext-Wünsche, wie z.B. die Anzahl paralleler Gruppen und bevorzugte Tageszeiten eingeben (Öffnet externen Link im aktuellen FensterBeispiel). Aufgrund der sich anschließenden, vernetzten Prozessschritte sind Änderungen struktureller Daten nach diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich.

Unsere Planungsprinzipien sind unter anderem

  • die Beachtung der Vorgaben der jeweiligen Studienordnungen,
  • die Berücksichtigung der in der Lehrveranstaltungs- und Lernzielplattform eingetragenen Wünsche der Klinken und Institute,
  • eine zeitlich möglichst gleichmäßige Verteilung der Lehre aller Studiengänge innerhalb einer Klinik oder eines Instituts,
  • ein „studierbarer“ Stundenplan unter Berücksichtigung familienfreundlicher Zeitslots,
  • möglichst geringe Fahrzeiten für Studierende und Lehrende sowie
  • eine möglichst gleichmäßige Auslastung der vorhandenen Räume und Ressourcen

Phase 2: Abstimmung mit den Kliniken und Instituten

In den Semesterwochen 5 bis 9 erfolgt die detaillierte Abstimmung unserer initialen Stundenplanentwürfe mit den Kliniken und Instituten auf Grundlage einrichtungsbezogener Übersichtstabellen (1), die nach Abschluss der initialen Planung verschickt wurden. Gleichzeitig wird auch der Bedarf an zentral verwalteten Räumen für Veranstaltungen abgestimmt. In den Semesterwochen 10 bis 11 erfolgt dann die Kurseinschreibung der klinischen Semester des Regelstudiengangs (für das Sommersemester 2013: 4. bis 11. Januar) und direkt im Anschluss der ersten Semester des Modellstudiengangs. Von diesem Zeitpunkt an sind keinerlei Stundenplanänderungen mehr möglich.

Nach Finalisierung der Stundenpläne werden die generierten Daten den Einrichtungen nochmals mit Hilfe einrichtungsbezogener Übersichtstabellen (2) zur Verfügung gestellt. Diese nochmalige Verschickung dient der finalen Terminkommunikation als Grundlage für die einrichtungsinterne Dienstplanung und findet in der Regel in den Semesterwochen 12 und 13 statt. Für das Sommersemester 2013 war dies der 18.bis 25. Januar.

Phase 3: Transfer der finalen Stundenplandaten in die LLP und Dozierendeneingabe

Nach Abschluss der Stundenplanung werden die Daten des Modell- und Reformstudiengangs für den Transfer in die Lehrveranstaltungs- und Lernzielplattform aufbereitet und ca. in Semesterwoche 16 bis 17 in die LLP eingelesen. Dies ist für das Sommersemester bis 18. Februar erfolgt. Anschließend können die verantwortlichen und organisatorischen Ansprechpartner bzw. die eingetragenen Lehrsekretariate jeder Lehrveranstaltung die Dozierenden und auch die Räume/ Treffpunkte, für die keine zentral verwalteten Räume beantragt wurden, eingeben. Diese Eintragungen sind die Voraussetzung für einen ordnungsgemäßen Semesterablauf. Erläuterungen hierzu finden Sie nach dem Login im  Handbuch der LLP. Bis zum Abschluss der zentralen Raumplanung sind die zentral beantragten Räume noch nicht eingelesen und daher auch nicht sichtbar. Allerdings ist bei den Terminen, für die zentral verwalte Räume angefordert wurden, keine Raumeingabe möglich.

Zentrale Raumplanung

Parallel zu den beschriebenen Prozessen werden die angeforderten zentral verwalteten Räume geplant. Dieser Prozess ist ca. in Semesterwoche -5 abgeschlossen (Sommersemester 2013: 4. bis 8. März). Im Nachgang erhalten alle Einrichtungen nochmals einrichtungsbezogene Übersichtstabellen (3), die zusätzlich zu den finalen Terminen auch die angeforderten zentral verwalteten Räume enthalten. Zu diesem Zeitpunkt werden die Angaben zu diesen Räumen für Modell- und Reformstudiengang ebenfalls in der LLP zur Verfügung gestellt.

Anschließend werden sämtliche Raumplanungsdaten der Lehrveranstaltungen dem Veranstaltungsservice übergeben, welcher anschließend weitere Veranstaltungen (z.B. Dienstbesprechungen) in die Räume einbuchen kann. Von diesem Zeitpunkt an laufen auch alle Raumanfragen zu Lehrveranstaltungen ausschließlich über den Veranstaltungsservice.

Ansprechpartner

Philipp Moskopp
Bereichsleitung Stunden- und Raumplanung
t: +49 30 450 576 111
Claudia Kanitz
Stunden- und Raumplanung
t: +49 30 450 576 111
Birgit Frister
Stunden- und Raumplanung
t: +49 30 450 576 111

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